Ön Muhasebe Nedir | Bilinmesi gerekenler

İşletmelerin temel muhasebe işlemlerini takip etmektir. Ön muhasebe işletmenin parayla ifade edilen işlemlerini yani, işletmenin nakit parası, stokları, müşterileri, çekleri, senetleri, banka hesapları gibi temel unsurlarının kayıtlarını ve bunların hareketlerini takip etmek için kullanılır.

Ön muhasebe’de yapılan temel işlemler;

Kasa hesap takibi
Müşteri (Cari) Hesabı Takibi
Fatura/İrsaliye işlemleri
Stok giriş ve çıkış takibi
Müşteri Çek/Senetleri takibi
İşletme Çek/Senetleri takibi
Banka Hesap takibi

Ön muhasebe tutmak işletmelerin muhasebesinin tutulduğu anlamına gelmez. İşletmelerin belgelerini muhasebe defterlerine işlenmek, bu bilgiler ile mali tablolar ve raporlar düzenlemek, devletle olan ilişkileri düzenlemek (Beyanname, SGK ) Serbest Muhasebeci Mali Müşavirlerin görevidir. Örnek verecek olursak bir beyannamenin mutlaka SMMM tarafından onaylanması gerekir. Bu nedenle işletmenin muhasebe kayıtları mutlaka SMMM tarafından ve ilgili kayıt sistemine göre tutulması gerekir.

YENİ BAŞLAYANLAR ÖN MUHASEBEYİ NASIL ÖĞRENİR?

Ön muhasebe öğrenmek için yukarıda belirtilen Ön muhasebe’de yapılan temel işlemleri yapabilmek yeterli olabilmektedir. Bu işlemleri takip ederek işletmeye ve işletmenin muhasebesine yardımcı olunacaktır.

1.Kasa hesabı takibi: Kasa hesabı, işletmenin nakit işlemlerini takip etmektir. Nakit işlemleri için kasa defteri tutulabilir. Kasa hesabında işletmeye nakit girişi ve nakit çıkışı olduğu zaman hareket meydana gelir. Bu nedenle her nakit hareketinde kasa defterine kayıt yapılır. Yapılan tahsilâtlar ve ödemeler kasa bölümünde izlenir. Böylece işletmenin nakit parası takip ederek günlük gelir ve gider takibi yapılır.

2.Müşteri (Cari) hesabı takibi: İşletmenin birlikte çalıştığı müşterileri takip etmektir. İşletme alıcılarına mal ve hizmet satar. Böylece işletmeye borçlanırlar. İşletme satıcılarından mal ve hizmet alırlar. Böylece işletme satıcılara karşı borçlanır. Cari hesap takibinde buradaki alıcılar ve satıcılar takip edilir. Alıcıların ve satıcıların borç ve alacakları izlenir.

3.Fatura/İrsaliye işlemleri: İşletme mal veya hizmet sattığı zaman fatura kesilir. Mal veya hizmet aldığında ise fatura alınır. Burdaki fatura kesme işlemini, gelen, giden fatura ve belgeleri takip eder.

4.Stok Giriş/Çıkış Takibi: İşletme mal aldığı zaman bunları giriş yapar, mal satıldığı zaman da stoklardan düşer. Böylece malların yani stokların takibini yaparak azalan malları veya biten malları belirleyebilir. Alış faturası ile stoklarımızda artış, satış faturası ile de stoklarımızda azalış meydana gelir.

5.Çek/Senetleri takibi: İşletmenin veya müşterilerin çek/senetlerini takip eder. Çek/senetlerin giriş çıkışlarını kaydederek, ne kadar tahsil edilecek ve ne kadar ödenecek çek/senet olduğu bilinir. Bunların vadeleri de takip edilerek, ödeme günlerinde ödemeler yapılır, tahsil günlerinde tahsilâtlar yapılır.

6.Banka hesap takibi: İşletmenin bankalardaki hesaplarını durumu takip edilir. Bazen işletmenin kasasında nakit olmadığı durumlarda banka hesapları kullanılır. İşletmenin çek ve senetlerinin vadeleri takip edilerek bankada çek veya senedin tahsili için para olup olmadığı takip edilir. Dışarıdan gelen ödemelerde banka hesabı kontrol edilir.

ÖN MUHASEBE ELEMANININ SORUMLULUKLARI

İşletmeye giren mal, malzeme veya hizmet alışının irsaliyelerinin saklanması
Satıcıya çek, senet ya da banka havalesi ile ödeme yapılıyorsa makbuzlarının mutlaka alınması dosyada saklanması
İşletmeye alınan demirbaş ve cari hesap niteliğindeki satıcı faturalarının mümkünse fotokopisinin alınması, dosyalanması
Gelen faturalarla irsaliyelerin karşılaştırılması veya irsaliye geldiğinde verilen sipariş emri ile tutarlılığının incelenmesi hata varsa satıcılarla irtibata geçilmesi
Alınan demirbaşların garanti belgelerinin mutlaka saklanması
Her türlü harcama ve gider evrakının makbuzlar dâhil bilgisayar Excel word ortamında kayıt edilmesi
Her ay sonunda muhasebe ile irtibat kurup bordro ve personel ücret pusulalarının alınması
Yıllık izin kullanan personelin dilekçelerinin anında muhasebeye bildirilmesi
Resmi dairelerden gelen yazılardan muhasebeyi ilgilendiren her türlü belge, bilginin muhasebeye zamanında ulaştırılması
Vergi dairesi, SGK’ya da başka resmi kurumdan bir ziyaretçi geldiğinde (denetleme elemanı, inceleme elemanı) derhal muhasebeci ile irtibat kurulup bildirilmesi, bilgi verilmesi
Küçük kasa mevcutsa belgesiz hiçbir ödemenin yapılmaması ve alınan belgelerin geçerli olup olmadığının kontrolü
Şirket için verilmiş olan şifre ve benzeri dokümanların düzgün saklanması

ÖN MUHASEBE ELEMANININ GÖREVLERİNİ YAPARKEN DİKKAT ETMESİ GEREKEN HUSUSLAR

Harcama ve gider evrakının makbuzlarının kayıtlarını ön muhasebe programınıza işleyin
Kestiğiniz her faturanın bir kopyasını koçanda kalsın ve bir kopyasını klasörde saklayın
Yapılan sözleşmeleri, damga vergilerinin olup olmadığını da kontrol ederek ayrı bir dosyada takip edin
Şirketle ilgili önemli evrakları, imza sirküleri, ortakların kimlik bilgileri, vekâletler, Ticaret Sicil evrakları, kira kontratları, vergi dairesi yazışmaları ve sigorta poliçelerini ayrı bir klasörde tutun.
Çalıştırılan, işe yeni alınan ya da işten ayrılan kişilerin özlük bilgileri, sözleşmeleri, işten ayrılış evrakları ayrı takip edin.
Eğer ön muhasebesinde bulunduğunuz işletmenin ithalat ile çalışıyorsa ithalat evraklarını da ayrı takip edin
Arşivleme önemli, ticaret kanununa göre evraklar 10 yıl, vergi kanunlarına göre de 5 yıl saklanmak zorunda. Şirket resmi defterleri ve muhasebe evraklarının arşivi için sistem oluşturulması gereklidir.
Hizmet veya mal teslim alırken kontrol ederek, hatalı, kusurlu, eksik olanları tespit edin.
Fatura, irsaliye gibi belgelerin tarihlerini ve imzalarını kontrol edin. İrsaliye ile sipariş emrinizi ve faturalar ile irsaliyeleri karşılaştırın.
Resmi defterlerin takibi de önemli, Yönetim Kurulu Karar Defteri, Genel Kurul Karar Defteri, Ortaklık Pay Defteri vs.

FATURADA YER ALMASI ZORUNLU BİLGİLER

Ön muhasebe elemanı faturada yer alması gereken zorunlu bilgileri de bilmek zorundadır.Ona göre gelen faturayı ya kabul edecektir ya da veya etmeyecektir. 6102 Sayılı Türk Ticaret Kanunu’nun (T.T.K.) 39’uncu maddesi 2 fıkrasında;

“Tacirin işletmesiyle ilgili olarak düzenlediği ticari mektuplarda ve ticari defterlere yapılan kayıtların dayandığı belgelerde tacirin sicil numarası, ticaret unvanı, işletmesinin merkezi ile tacir internet sitesi oluşturma yükümlülüğüne tabi ise tescil edilen internet sitesinin adresi de gösterilir düzenlemesi “ yer almaktadır.

Fatura ve fatura yerine geçen belgelerde bulunması gereken bilgiler şu şekildedir;